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如何应对开放办公室干扰?POLYCOM宝利通有高招!

文章出处:互联网人气:0发表时间:2019-11-20 18:06:09【

  理想很丰满,现实很骨感

  吸引员工的新潮工作空间,更具成本效益的办公空间,支持灵活的工作方式,鼓励合作与创新的工作环境,这是许多公司梦想中的当今开放式办公空间。

  告别传统的办公隔间,迎接通风敞亮的工作环境:配备可进行私密谈话的空间和小型会议室,以及各种福利设施:咖啡机、搅拌机、乒乓球桌、电子游戏等。

  听起来很棒?其实未必。

  如今,很多员工喜欢开放式办公室的美感和氛围。半数以上员工表示他们更喜欢开放式共享办公室,且该比例在年轻一代中稳步上升。但对当今开放式办公室出现的各种功能性问题,却让他们感到非常失望。

  与“充满活力的团队在公共空间进行头脑风暴和创新活动”相反你更有可能看到的是员工们因周围环境吵杂而感到恼火甚至躲起来。据调查全球5151 名上班族所面临的现实情况,几乎所有人都表示在工作时受到过干扰,超过1/3 的受访员工总是或经常受到干扰,在这样的环境下能把工作完成,非常不易!

  为什么需要关注这些问题?

  这不仅令人烦恼,还会导致员工长期无法完成工作

  近1/3%20的开放式办公室员工表示,干扰性环境让他们每天损失一小时甚至更多的有效工作时间。近一半的员工表示在工作时无法集中注意力。近3/4%20的受访员工表示,如果能够减少办公室干扰,他们工作将更有效率。

  在所有受访国家中,相比年纪较长的员工,干扰性环境让年轻一代员工损失更多有效工作时间。随着这些年轻人在员工队伍中的占比增加,这种挑战只会越来越严重。

  开放式办公环境中的干扰会损害客户和员工的体验

  员工表示:减少办公室干扰将提高其专注度、满意度、甚至幸福感。超过一半的员工表示,他们在通话时很难听清彼此;近1/4%20的员工曾在与客户通话时有过不专业的表现,这种是一个令人担心的现象。

 

  开放办公室的最大困扰?

  吵闹的同事!

  大多数员工无法摆脱同事的噪音和干扰。现在的新型开放式办公室提供了各种有趣的工作空间,从共享工作桌到提供免费食物和饮料的自助餐厅,即便如此大多数员工在大部分工作时间内都在其主要工作区内,但这当然不同于有“一扇门”可以阻隔噪音。仅1/3 的受访员工表示在工作日有封闭式办公室可以“躲起来”。

  六大办公室干扰

  即使在嘈杂的开放式办公室,员工还是需要完成工作。但是您很难想象每天有多少事情会分散一名普通员工的注意力,以下是名列前六名的“强”或“超强”干扰:

  IT 可以解决干扰问题?

  大多数员工都不知道,在公司中找谁才能最好地解决开放式办公室困境,减少在开放办公环境中受到的干扰。仅1/7的员工会找 IT 部门解决办公室干扰问题,超过一半(53%)的员工会找其直属经理,大约 1/3 的员工会找人力资源或设施部门。

  IT 部门通常拥有相关技术和工具的所有权和访问权,能够较大限度地减少噪音干扰,但仅有1/7的员工选择找IT部门,显然这让很多公司错失解决问题的机会。

  根据高德纳公司的数据,大约2/3的商业领袖认为他们的公司需要加快数字化转型,否则将面临失利给竞争对手的风险。创建一个易于适应、便于协作和高效工作的办公环境,是目前工作场所转型中的一个重要元素,IT 部门能够很好地实现这个愿景。

  IT 团队应该联合公司各部门,并致力为开放式办公环境的员工减少干扰,帮助公司意识到并充分发挥提高注意力、生产力和员工满意度的益处。

  7个步骤

  解决开放式办公环境的干扰问题

  #1在公司内寻找解决问题的人

  与您的 IT、人力资源和工作场所解决方案同事讨论解决干扰问题的意义,商讨让员工们一起工作的方式,如何构建工作场所,以能更好的鼓励团队协作,并提供安静空间来专注完成重要及紧急任务?

  #2了解员工对干扰的看法

  对员工进行调查,了解噪音和干扰对您的员工和底线造成什么影响。最主要的问题是什么,其影响是什么?

  #3制定一份全面计划

  与跨职能团队合作,讨论如何配备员工和办公场所,来打造零噪音和零干扰的开放式办公环境,制定一份共同愿景和战略。关注业务驱动,您将如何减少干扰,提高员工的工作效率和专注度。

  #4研究技术解决方案

  大多数员工都希望公司为他们配备更好的技术来消除背景噪音。研究这些用来消除开放式办公环境噪音和干扰的方法、技术和实践,找到可靠的技术供应商帮助您测试、衡量和管理解决方案。

  #5找到创新的工作空间解决方案

  减少开放办公环境干扰,需要以很多技术打造一个可配置的灵活空间。比如:为建造更为安静的区域,员工可以使用降噪耳机并远离正在进行的通话。或者腾出空间做小型会议室和电话室,配备音频视频和内容共享平台。从而确定最重要的实际应用需求,找到最佳解决方案。

  #6组织培训

  安排人力资源部门组织培训,从源头减少干扰。向经理展示大型跨时区虚拟团队如何主导大型虚拟会议,培训所有员工如何与现场和虚拟同事开展电话和视频会议。IT 团队熟悉Slack 和Skype 等在线平台,可以为还在努力实现舒适工作的团队提供帮助。

  #7标准与衡量

  一个更加整体性的方法会让确定 ROI 变得更为复杂。找到跨业务领域的测量标准,并将其纳入您的测量方法。例如,确保组织已全面衡量员工体验,包括办公室设计、个人工作区、技术和员工实践。

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